トランクルームを設置する

オフィスを運営していると、どうしても家具が増えてしまうことは避けられません。新入社員の増加や部署の再編など、状況の変化に合わせてデスクや椅子、キャビネットなどを追加導入していくうちに、「気づいたらオフィスが家具で溢れかえっていた」というケースも少なくないでしょう。特に使わないけれど捨てるにはもったいない、あるいは今後また必要になるかもしれないという家具が大量にあると、社員の動線を圧迫したり、会議室を物置状態にしてしまったりと、オフィス環境に様々な影響を及ぼします。そこで検討したいのが、トランクルームによる一時保管という手段です。

トランクルームを利用する最大のメリットは、保管スペースを自由に選べることです。必要な広さだけを選び、必要な期間だけ契約できるため、倉庫を丸ごと借りるよりも無駄がありません。業者によっては数日単位、あるいは月単位などで契約できるプランがあり、オフィスレイアウトの変更や設備の入れ替えといった短期間のイベントにも柔軟に対応可能です。さらに、セキュリティシステムが整ったトランクルームを選べば、高価なオフィス家具や大事な資料も安心して保管できます。空調の効いた場所であれば、長期間保存しても劣化しにくいという利点もあります。

また、時期によって増減するイベント用品やノベルティなどを保管したい場合にも、トランクルームは重宝します。頻繁に使用しない家具や物品をオフィス内にずっと置いておくと、必要なときにどこにあるのか分からなくなりがちです。しかし、トランクルームに保管することで場所を明確に管理し、いつでも出し入れ可能な環境を整えられます。多くの施設が24時間出入り可能になっているため、夜間や早朝に取りに行く必要があっても融通が利くのです。オフィススペースを一時的にでも広く使えるようになると、自然と社員同士のコミュニケーションが活性化し、生産性の向上や業務効率アップにもつながります。

さらに、将来的なオフィス移転やレイアウト変更のときには、トランクルームにあらかじめ余分な家具を預けておくと、実際に引越し作業をする際の手間とコストを削減できます。不要なものを一時的に預けておき、移転先で改めて必要かどうかを判断すれば、移転当日に慌てて仕分け作業をする必要がありません。新しい職場環境づくりに時間とエネルギーを集中できるのは、大きなメリットだと言えるでしょう。一方で、もしオフィスを根本的に見直すのであれば、オフィス賃貸ポータルサイトのOFFICE NOWを利用すればエリアや賃料、設備などの条件を比較しながら最適な物件を探すことも可能です。

オフィスに大量の家具があり、そのまま放置しておくと業務の効率を下げたり通路を狭くしたりする原因になってしまいます。必要な家具だけを手元に残し、不要または使用頻度の低いものはトランクルームを活用することで、すっきりとした職場環境を実現できます。職場のスペースに余裕ができれば、新たなミーティングエリアやリラックススペースを確保することも可能になり、社内コミュニケーションが円滑になったり、イノベーションを生み出すきっかけをつくりやすくなるでしょう。トランクルームによる一時保管は、単なる荷物の保管サービスではなく、オフィス環境を改善するうえでの大きなアドバンテージをもたらす方法の一つです。まずは小規模な家具や書類の保管から検討し、効果を実感してみると、より大規模な活用に向けた選択肢が広がります。溢れるオフィス家具に困っているのであれば、トランクルームの導入をぜひ検討してみてはいかがでしょうか。